[phhmw]

Folketinget`s Ombudsmand:

https://www.ombudsmanden.dk/myndighe...iseringspligt/


""Hvis der bliver anmodet om aktindsigt i en sag, skal myndigheden på eget initiativ som udgangspunkt udlevere en udskrift af sagens aktliste.

Det fremgår af offentlighedslovens § 7, stk. 2, nr. 2. På den måde kan den aktindsigtssøgende kontrollere, om myndigheden har forholdt sig til og inddraget samtlige de dokumenter, som der er anmodet om aktindsigt i. Det er en forudsætning for den beskrevne kontrol, at aktlister genereret fra journalsystemer er læsbare og forståelige.""

Typiske fejl

Visse forvaltningsmyndigheder har journaliseringspligt. Pligten skal understøtte reglerne om aktindsigt, men varetager også en række andre hensyn af navnlig ordensmæssig karakter.

Typiske fejl i forbindelse med journalisering:

Myndigheden forsømmer at journalisere eller fejljournaliserer dokumenter.

Myndighedens manglende journalisering fører til, at myndigheden i tvivlstilfælde ikke kan dokumentere indholdet af de afgørelser, som den træffer, og bevise, at breve mv. er sendt eller modtaget.

Myndigheden misforstår offentlighedslovens dokumentbegreb og tror fejlagtigt, at der er pligt til at journalisere eksempelvis alle e-mails uanset indhold og karakter.

Myndigheden misforstår offentlighedslovens dokumentbegreb og tror fejlagtigt, at reglerne om aktindsigt kun omfatter journaliseringspligtige dokumenter.

Myndigheden har ikke journaliseret alle dokumenter i sagen på det tidspunkt, hvor der træffes afgørelse om aktindsigt. Det kan medføre, at myndigheden ikke har det nødvendige overblik over sagens akter og derfor skal bruge mange ressourcer på at behandle anmodningen.

Myndigheden forsømmer at anføre en kort, tematisk angivelse af dokumentets indhold, når det journaliseres. Det kan i så fald være ressourcekrævende for myndigheden at skulle identificere og fremfinde dokumentet på et senere tidspunkt, f.eks. i forbindelse med aktindsigt.

Myndigheden får ikke indtænkt regler om journalisering, når den udvikler nye IT-systemer, f.eks. digitale selvbetjeningsløsninger.
8
Konsekvenserne af manglende journalisering

Manglende journalisering vil som udgangspunkt ikke i sig selv medføre, at en afgørelse bliver ugyldig.

Manglende journalisering kan dog føre til, at myndigheden har svært ved f.eks. at dokumentere grundlaget for sin afgørelse eller bevise et økonomisk krav mod borgeren. Det kan betyde, at myndigheden ikke kan opretholde sin afgørelse eller sit krav. Se FOB 2010 20-5.

Manglende journalisering kan også medføre, at myndigheden– ikke mindst i langstrakte sagsforløb – ikke har den samlede viden om sagen, som skal til, for at den til enhver tid kan vurdere, hvad der er det rigtige at gøre. Det kan f.eks. skyldes, at myndigheden kun har et sporadisk og punktvist overblik over sagen og derfor ikke kan vurdere, hvor alvorligt den samlet set har udviklet sig. Se f.eks. FOB 2018-28, hvor en skole havde begået væsentlige fejl bl.a. i forhold til reglerne om journaliseringspligt.

En myndighed har også i visse tilfælde pligt til at udfolde rimelige bestræbelser på at rekonstruere dokumenter, der som følge af manglende journalisering er bortkommet, eller som uberettiget – f.eks. i strid med arkivlovgivningen – viser sig at være slettet eller tilintetgjort. Myndigheden risikerer dermed at skulle bruge mange ressourcer på f.eks. at behandle en simpel aktindsigtsanmodning, hvis der ikke er journaliseret korrekt.

Ministerium havde pligt til at forsøge at rekonstruere dokument under behandlingen af en aktindsigtsanmodning
Se også FOB 05.474, hvor et ministerium ligeledes skulle forsøge at rekonstruere bortkomne dokumenter under behandlingen af en aktindsigtsanmodning.

phhmw

Aktliste
Journallisten er en hovedliste, som har til formål at få overblik i en sag. Ved aktindsigt kan man hurtigt se på Journallisten om der mangler væsentlige oplysninger som mangler i ens aktindsigt

Alle bevægelser i en social sag skal journaliseres omgående

Hilsen Peter