[phhmw]

.. og datoen på brevet til borgerne skal åses, så der ikke kan ændres på datoen.

https://www.ombudsmanden.dk/find/nyh...nter/#cp-title

14. februar 2022 | Nyhed
Efter Folketingets Ombudsmands undersøgelse af en sag har Ankestyrelsen besluttet at iværksætte flere tiltag for at sikre, at datoangivelserne på breve fra kommunale myndigheder ikke ændres, når brevene bliver sendt videre.

I forbindelse med sin behandling af en konkret sag fra Københavns Kommune konstaterede ombudsmanden, at et af dokumenterne fra kommunen havde ændret dato til den dag, hvor Ankestyrelsen sendte det videre til ombudsmanden, i stedet for at bevare sin oprindelige dato.

Ankestyrelsen har oplyst, at kommunen ikke havde låst brevdatoen i dokumentet, og at det er styrelsens indtryk, at der er tale om en generel problemstilling, som ikke er begrænset til enkelte kommuner.

Offentlige IT-systemer skal efter de gældende regler sikre et dokuments integritet og autenticitet, herunder at dateringen af dokumentet er korrekt. En korrekt datering er bl.a. afgørende for, at klagefrister og andre tidsfrister kan blive beregnet korrekt.

Ankestyrelsen vil nu have en øget opmærksomhed på problemet og iværksætte en generel formidling til kommunerne om, at deres IT-systemer skal kunne sikre, at dokumentdatoer er låste, når et dokument er endeligt. Styrelsen vil samtidig overveje at rejse en tilsynssag over for konkrete kommuner.

”Man skal kunne stole på, at endelige dokumenter ikke ændres, og f.eks. datoangivelsen på et dokument kan have afgørende betydning for de afgørelser, der bliver truffet i borgernes sager. Jeg er tilfreds med, at Ankestyrelsen nu vil sikre, at der er opmærksomhed på problemet, og iværksætte tiltag for at modvirke systemfejl med ulåste datomarkeringer,” siger Folketingets Ombudsmand Niels Fenger.

Ombudsmanden har bedt Ankestyrelsen om at blive underrettet om styrelsens generelle formidling til kommunerne.



Læs ombudsmandens brev til Ankestyrelsen her. https://www.ombudsmanden.dk/find/nyh...ankestyrelsen/

4. Ombudsmandens bemærkninger
Det er et grundlæggende forvaltningsretligt krav, at offentlige IT-systemer sik- rer et dokuments integritet og autenticitet, herunder at dateringen af doku- mentet er korrekt. En korrekt datering er bl.a. afgørende for, at klagefrister og andre tidsfrister kan blive beregnet korrekt. Jeg henviser til FOB 2009 4-7.
Københavns Kommune har oplyst, at fejlen i datokoden i kommunens IT-sy- stem er rettet med virkning fra den 7. januar 2021.

Med hensyn til digitale dokumenter, der er udgået fra Københavns Kommune i tiden før den 7. januar 2021, går jeg ud fra, at kommunen i relevante tilfælde vil være opmærksom på problemstillingen, når disse dokumenter håndteres af kommunen.

Jeg finder det bekymrende, at Ankestyrelsen har det indtryk, at det jævnligt sker, at kommunerne ikke låser datokoder, og at problemstillingen ikke er be- grænset til enkelte kommuner. Jeg har imidlertid noteret mig, at Ankestyrel- sen vil have en øget opmærksomhed på problematikken og dels sørge for en generel formidling til kommunerne om, at sagsbehandlingssystemer skal sikre, at brevdatoer er låste, dels overveje at rejse problemstillingen som til- synssag over for konkrete kommuner. Endvidere vil styrelsen – hvor det er relevant – inddrage forholdet udtrykkeligt i sin begrundelse for konkrete afgørelser.

Breve skal afsendes samme døgn, som de er dateret
https://www.ombudsmanden.dk/findvide...e_kommer_frem/

Offentlige myndigheder sender hver dag mange breve til borgere. For borgernes retsstilling kan det være afgørende, at breve fra myndighederne bliver overgivet til postvæsenet, den dag de er dateret, og at postvæsenet sørger for, at de kommer (rettidigt) frem. Ved breve, der indeholder afgørelser, er det f.eks. af stor betydning, at det med sikkerhed vides, hvornår de er afsendt, og hvornår de må anses for at være kommet frem.

Det har især betydning for beregning af klagefrister. Det har også betydning, når en kommune indkalder en kontanthjælpseller sygedagpengemodtager til et opfølgningsmøde. Hvis mødeindkaldelsen ikke kommer frem (inden mødet), og borgeren derfor ikke kommer til mødet, risikerer borgeren nemlig, at kommunen træffer afgørelse om, at borgeren ikke længere er berettiget til kontanthjælp eller sygedagpenge.

Ombudsmanden behandler mange sager om forsinket eller udeblevet post fra myndigheder. Men selv om temaet virker enkelt, kan det være særdeles vanskeligt at vurdere, hvem der har ret. Myndighed eller borger.

Hilsen Peter