3.5 Aflevering af arkivalier og sletning af oplysninger
Elektroniske arkivalier vil blive afleveret til Statens Arkiver langt tidligere end det i dag er tilfældet med papirarkivalier, idet det, som myndighederne afleverer, blot er en kopi af deres elektroniske arkiv.
Myndighederne bevarer således arkivet hos sig selv efter afleveringen til Statens Arkiver. Hvor længe myndigheden beholder sit eksemplar af arkivet, må afhænge af, hvor længe der er et administrativt behov herfor, herunder hvor længe der vurderes at være behov for at kunne imødekomme anmodninger om aktindsigt. For arkivalier med personoplysninger vil Registerlovens sletningsbestemmelser sætte en overgrænse for, hvor længe myndigheden må opbevare sin kopi.
Når Statens Arkiver har godkendt, at en myndighed overgår til elektronisk arkivdannelse, vil Statens Arkiver som altovervejende hovedregel hverken kræve eller være indstillet på at modtage papirdokumenter, der afleveres i elektronisk form.
Papirbaserede sagsakter opbevares i dag hos den pågældende myndighed i op til 30 år, før der tages stilling til, om sagsakterne skal kasseres eller overføres fra det lokale arkiv til Statens Arkiver.
Med elektroniske sagsakter bliver det muligt for myndighederne at aflevere til Statens Arkiver langt hurtigere. Det, der afleveres, er blot en kopi, og de samme arkivalier kan derfor efter afleveringen være både hos myndigheden og i Statens Arkiver.
De uddybende regler og retningslinier for elektroniske arkivalier, som Statens Arkiver vil udsende, vil bl.a. fastlægge, på hvilket tidspunkt arkivalier skal afleveres. De fleste myndigheder bruger i dag journalperioder af 5 års varighed. Fortsættes denne praksis, vil det være en nærliggende mulighed, at myndighederne afleverer kopi af deres elektroniske arkivalier efter udløbet af hver journalperiode, eller på dette tidspunkt får bemyndigelse til at kassere materiale, som ikke er bevaringsværdigt.
Med afleveringen af det elektroniske kopi-arkiv er der gjort endeligt op med myndighedens forpligtelse til at aflevere det elektroniske materiale til Statens Arkiver. Myndigheden skal producere en »afleverings-version«, der opfylder Statens Arkivers krav til dokumentformater og lagermedier på afleveringstidspunktet, og herefter overtager Statens Arkiver pligten til løbende konvertering af materialet til nye formater.
Den hurtige aflevering til Statens Arkiver gør det nødvendigt for myndigheden at overveje, i hvor lang tid efter afleveringen til Statens Arkiver (henholdsvis opnåelse af bemyndigelse til kassation) myndigheden selv bør opbevare arkivalierne. De forskellige dele af forvaltningslovgivningen kan her trække i hver sin retning, idet reglerne om aktindsigt (Offentlighedsloven og Forvaltningsloven) taler for lang tids opbevaring, medens reglerne om beskyttelse af personoplysninger (Registerloven) omvendt taler for hurtig sletning af oplysninger.
Som udgangspunkt bør myndigheden bevare sin kopi, sålænge den har et administrativt behov for at bevare materialet i egne arkiver.
Offentlighedsloven og Forvaltningsloven sætter ikke nogen undergrænse for, hvor længe en myndighed skal opbevare sagsakter, men kassation af sagsakter efter en kort årrække bør i hvert fald ske efter generelle retningslinier, så kassationen ikke får karakter af vilkårlighed.
Uanset at sagerne er »afsluttet«, kan der opstå behov for at finde akterne frem påny, fordi en sag genoptages, eller fordi der fremsættes anmodning om aktindsigt. Hvis en myndighed på et tidligt tidspunkt tilintetgør sagsakter, er muligheden for aktindsigt i sagens natur bortfaldet.
Hvis en myndighed stilles over for en anmodning om aktindsigt i en sag, som er afleveret til Statens Arkiver i papirform, kan myndigheden godt låne materialet hos Statens Arkiver for at kunne imødekomme anmodningen. Spørgsmålet om almindelig aktindsigt efter Offentlighedsloven og parters adgang til aktindsigt efter Forvaltningsloven ændres nemlig ikke ved, at sager afleveres til Statens Arkiver. Sager og dokumenter, der efter disse love er undergivet aktindsigt, vil også efter aflevering til arkiverne kunne benyttes i overensstemmelse hermed. Om dette også vil være tilfældet, når der er tale om en sag i elektronisk form, som indgår i et register omfattet af Registerloven, kan give anledning til tvivl, jf. nedenfor.
Der er i dag ikke nogen lov, som påbyder en myndighed at slette oplysninger i papirbaserede sagsakter efter en vis tid, heller ikke selvom der er tale om personoplysninger. Men et elektronisk arkiv med sagsakter, der indeholder personoplysninger, vil som tidligere nævnt udgøre et register i Registerlovens forstand, og dokumenterne bliver omfattet af Registerlovens sletningsbestemmelser.
Disse findes i Registerlovens § 9, der bestemmer, at registrerede oplysninger, der på grund af deres alder eller af andre grunde har mistet deres betydning for varetagelsen af registrets opgaver, skal slettes (eller overføres til opbevaring i arkiv). Bestemmelsen fører til, at elektroniske sagsakter kun kan opbevares (lagres lokalt), sålænge der af hensyn til sagsbehandlingen eller andre anerkendelsesværdige grunde kan være behov for dem. Registerloven sætter dermed en overgrænse for, hvor længe elektroniske arkiver må opbevares lokalt.
Registertilsynet har haft lejlighed til at tage stilling til spørgsmålet i forbindelse med udfærdigelse af registerforskrifter for »elektroniske dokumentarkiver i Undervisningsministeriet« (bekendtgørelse af 14. august 1995). I forskrifterne er fastsat følgende sletningsbestemmelser:
|